Gestion des congés et absences

RHELOSYS

Le module congés Algérie

Introduction : L’application congé vous permet de gérer les congés et les absences au sein de votre organisation, tout type d'absence ou congé doit être enregistré sur cette application afin qu'il soit intégrées automatiquement lors de la création des bulletins de paie.

Les types de congés

Lorsqu’un responsable ou un employé crée un congé il doit obligatoirement indiquer son type, pour accéder à la liste des “types de congés” par défaut disponible après l’installation de l’application cliquez sur Configuration ⇒ types de congés.

à l'image ci dessus la liste des “type de congé” par défaut

Congés payés : Ce type de congé est utilisé par le module ELOSYS pour les attributions provisionnelles automatiques de congé annuel et ce à compter de la date de recrutement (création du premier contrat) pour chaque employé (le montant de l'indemnité de congé est calculé pour chaque mois à la création de la fiche de paie depuis le module paie Algerie ELOSYS), si l’attribution automatique provisionnelle des congé ne correspond pas à votre besoin, nous expliquerons les autres possibilités au cours des sections suivantes.
Congé maladie : Absence justifiée rémunérée par la sécurité sociale.
Jours de compensation : Compensation de journées ou l'employé a été réquisitionné (récupération).
Impayés ou absence : Même type pour désigner une absence irrégulière.
Congé de matertnité : Congé de matérnité rémunéré par la sécurité sociale.
Absence heure : Pour indiquer un cas d’absence non rémunéré à l’heure.
Absence autorisée : décès, mariage, absence rémunérée justifiée.
Enregistrer une absence
Lorsqu'un employé s'absente vous pouvez enregistrer son absence depuis l'application congé, en allant vers Responsable ⇒ congés⇒ créer.
1. Employé : Sélectionnez l’employé.
2. Type de congé : Absence
3. Définir la période d’absence
Cliquez enfin sur valider la sortie pour confirmer l’absence

Vous pouvez utiliser cette méthode pour tous les autres types d’absence non rémunérés par l’entreprise (matérnité, maladie…).
Créer un nouveau type de congé :
Pour créer un nouveau type de congé cliquez sur créer
1. Nom du type de congé: Ex: Congé payés 2021/2022
1. Options :
- Code Paie : Code utilisé par le système pour le calcul de la paie paie Ex: (Absence jour, ABS ; congé de matènité MM..etc)
Il vous sera possible d’ajouter ces codes directement sur la fiche de paie dans le cas ou vous voulez ajouter une absence sans passer par le module congé
- Prendre congé :
- Jour : Cochez si vous voulez déclarer et comptabiliser les congés ou les absences en jour.
- Demi-journées : Cochez si vous voulez déclarer et comptabiliser les congés ou les absences en demi-journées (matin , après-midi).
l’image ci-dessus est prise du formulaire d'enregistrement des congés et absences
- Heures : Cochez si vous voulez déclarer et comptabiliser les congés ou les absences en heures.
l’image ci-dessus est prise du formulaire d'enregistrement des congés et absences.
1. Validité : Définir l’intervalle de validité du type de congé pour qu’il ne soit pas sélectionné en dehors de cette période (permet de limiter la période ou un congé pourra être attribué)
1. Demandes d’attribution : Gestion des demandes d’attribution de congés
- Mode :
- Sans limite : Aucune allocation par défaut, les utilisateurs peuvent demander des jours de congés sans limite.
- Autoriser les demandes des employés : Nombre de jours de congé attribué par les RH, les employés peuvent demander un congé sans dépasser le nombre de jours attribués, vous devrez ensuite définir le responsable chargé de la validation (image ci-dessous).
- Défini par le responsable des congés : Nombre de jours de congé attribué par les RH et non modifiable, les utilisateurs peuvent demander un congé,
- Responsable : Désignez enfin le responsable RH des congés.
1. Demandes de congé : Gestion des demandes de congé
- Validation : Permet de définir le processus de validation des demandes de congé
- Pas de validation : les demandes ne sont pas soumises à validation
- Par le responsable des congés : Les demande de congé sont validées par un responsable des congé
- Par le gestionnaire de l'employé : Les demande de congé sont validées par le gestionnaire de l’employé
- Par le gestionnaire de l'employé et le responsable des congés : Les demande de congé sont validées par le gestionnaire de l’employé et le responsable des congés
1. Notification :
- Type de notification pour les congés :
- Type de notification pour les allocations :
1. Calendrier:
- Afficher les congés dans le calendrier : Cochez pour afficher ce type de congé sur le calendrier.
- Couleur sur le rapport : Sélectionner la couleur du type de congé à afficher sur la légende du calendrier.
Légende du calendrier à l’image ci dessus
1. Accédez à la liste des attributions de ce type de congé
2. Accédez à la liste des congés de ce type de congé
Remarque : vous pouvez utiliser les configurations de base qui sont fournies avec le logiciel, vous n’avez pas à en créer d’autres. Si vous décidez de créer d’autres types de congés afin de séparer vos exercices par exemple, vous n’aurez à les configurer qu’une seule fois.

La gestion des congés
Attribution provisionnelle automatique des congés payé:

Le module ELOSYS permet de générer une attribution provisionnelle automatique de type congés payés à la date de recrutement (date du premier contrat de l’employé) ensuite des jours sont attribués automatiquement chaque mois par le système, mais pour que cela fonctionne il faut absolument valider la première attribution générée directement après la création du contrat, le montant des congé est quant à lui attribué à chaque création d’un bulletin de paie.

Pour valider les attributions automatiques, après la création d’un nouveau contrat dirigez vous vers l’application congés puis cliquez sur responsables ⇒ attributions.

Cliquez ensuite sur approuver (image ci-dessous)

Si l’attribution est soumise à deux autorisations cliquez enfin sur valider (image ci-dessous)

Vous pouvez aussi cliquer sur la ligne à partir de la vue liste et approuver puis valider depuis la vue formulaire des attributions (image ci-dessous)

Une fois le statut passé à “confirmé par responsable” (image ci-dessous) les jours de congé seront ajoutés automatiquement à raison de :
- 2.5 jours / mois pour les employés sur base de 30 jours/mois.
- 2.17 jours / mois pour les employés sur base de 26 jours/mois.
- 1.84 jours/ mois pour les employés sur base de 22 jours/mois.
Remarque : Une fois l’attribution de congé créée l'employé pourra demander un congé, si un employé crée une demande de congé, dépassant le total des journées attribuées, un message d’erreur bloquant sa demande lui sera affiché (image ci-dessous)

Important : Ne pas oublier de valider les attributions après la création d’un contrat

A l'image ci-dessus figurent six attributions générées automatiquement après la création de contrats établis à la même date, on peut y constater après deux mois que seuls les attributions validées, comptabilisent automatiquement les journées de congé dues par les employés (2*1.84=3.68 pour une base de 22 jours/mois)

Si vous avez oublié de valider l’attribution automatique, vous avez la possibilité de la modifier manuellement en accédant à la vue formulaire de l’attribution, pour se faire cliquez sur la ligne afférente à l'attribution (encadrée en rouge dans l’image ci-dessous)

Cliquez en haut à “gauche sur marquer comme brouillon”, puis Éditer

Enfin modifier le nombre de jours extras et le mettre à jour selon la formule 1.84 ou 2.17 ou 2.5 * nombre de mois dans notre exemple c’est 4 * 1.84 = 7.36 jours de congé , approuver et valider pour finaliser l’opération.

Maintenant que vous avez corrigé les mois d’attribution oubliés, le système prendra en compte les mois suivants automatiquement.

Consulter le nombre de jours utilisés et le montants reçus :
Pour consulter le nombre de jours de congé payé utilisés et les montants reçus par l’employé cliquez sur congés annuels

Chaque ligne de la liste à l’image ci-dessus affiche une attribution provisionnelle mensuelle de 1.84 jours, sur les colonnes on distingue bien le nombre de jours attribués et les montant du congé, du nombre de jours utilisés et les montants reçus, le nombre de jours utilisés et les montants reçus sont automatiquement déduits après leur intégration au bulletin de paie.

L’employé ayant bénéficié de 3 jours (sur base 22) de congé payé on peut constater qu'il a utilisé 3 jours avec un montant reçu au prorata de 3 jours.

En résumé :

Après la création du contrat dirigez vous vers l’application congé puis cliquez sur Responsables ⇒ attribution, valider l’attribution créée automatiquement.

L'employé pourra faire ses demandes de congés payés depuis l’application congé en allant vers le menu Mes congés ⇒ mes demandes de congés⇒ créer.
l'employé ne peut pas dépasser dans sa demande de congé le nombre de jours qui lui a été attribué.

Important
- Le montant du congé payé relatif à chaque mois sera calculé automatiquement à la création des bulletins de paie.
Si vous avez suivi les étapes correctement vous pouvez consulter la liste des montants et jours attribués depuis le menu congés annuel

Attribution manuelle des congés payés :
Il est vivement conseillé de n’utiliser l’attribution manuelle que dans le cas de l’importation des congés relatifs à un exercice qui n’a pas été pris en charge sur Odoo

L’attribution manuelle peut vous servir dans trois cas :
- Si vous ne voulez pas utiliser des attributions automatiques.
- Si vous devez importer des congés résiduels depuis votre ancienne base de données (avant l'intégration d’Odoo).
- Si vous voulez attribuer des jours de congé manuellement tout en séparant les exercices.
Si vous voulez attribuer des congés payés manuellement vous pourrez les faire soit par employé par société par département ou par catégorie d’employé, toutefois il est recommandé de toujours utiliser l’attribution automatique pour simplifier la tâche au maximum sauf dans le cas où vous devez importer des congés résiduels depuis votre ancienne base de données (Avant l'intégration d’Odoo).
1) Attribuer des congés manuellement
Utilisez cette approche pour attribuer des congés manuellement sans les séparer des autres exercices

Pour attribuer des congés manuellement, depuis l’application congé allez vers ⇒ responsables attributions ⇒ créer
1. Indiquez le nom du congé : ex: congé 2022
2. Type de congé : congé payé
3. Mode : employé si vous voulez attribuer le congé à un seul employé , société si vous voulez attribuer le congé à tous les employés de la société , catégorie d’employé…, département…...
4. Employé société …etc dans notre exemple il s’agit d’un employé
5. Durée : indiquez les jours de congé en fonction de la base jours/mois :
Pour une base de 22 jours : Indiquez les jours de congé sur la base des jours calendaires sans compter les Vendredi et les Samedi.
Pour une base de 26 jours : Indiquez les jours de congé sur la base des jours calendaires sans compter les vendredi.
Pour une base de 30 jours : Indiquez les jours de congé sur la base des jours calendaires.

Dans cette exemple nous allons attribuer 10 jours sur une base de 22 jours/mois

Cliquez enfin sur confirmer puis valider puis approuver

Pour la suite de l’opération il existe deux possibilités :

Si l’employé dispose d’un compte utilisateur il crée sa demande de congé puis le responsable la valide
Si l'employé ne dispose pas de compte utilisateur son responsable la crée la demande
Puisque les deux possibilités sont tout à fait similaires, nous allons seulement nous pencher sur le cas où l’utilisateur formule sa demande.

Depuis son compte l’utilisateur doit accéder à l'application congé ⇒ Mes congés ⇒ Mes demandes de congés⇒ créer

L’employé demande un congé du 01/09/2022 au 14/09/2022 (14 jours réels ) en déduisant les 4 jours de week-end ça fait 10 jours

Le responsable devra valider le congé depuis l'application congé

Responsable ⇒ congés ⇒ ( créer si c’est les responsable qui s’occupe de la demande

Sélectionnez la ligne relative à la demande de congé formulée par l’utilisateur

Cliquez sur approuver ou validez la sortie

La dernière étape consiste à créer le congé annuel et y introduire le nombre de jours et le montant
1. Se remplit automatiquement en fonction des champs (c) et (d)
2. Employé : Sélectionnez l’employé qui va bénéficier du congé
3. Type de congé : sélectionnez le type de congé payé
4. Période : du 01/10/2021 au 30/06/2022.
5. Nombre de jours attribués en fonction de la base jours/mois.
6. Montant du congé : Montant du congé payé.
2) Attribuer des congé manuellement en séparant les exercices
Créez d’abord un typ de congé

Puisque vous allez créer un congé de type “congé payé” dupliquez le type de congé “congé payé” existant puis modifier le nom de la copie en fonction de votre besoin (Ex: congé payé 2022/2023…etc), pour ce faire dirigez vers configuration ⇒ type de congés

Sélectionnez ensuite le type de congé “congés payés”

Cliquez ensuite sur action Dupliquer
1. Modifier le nom du congé payé en fonction de vos besoins
2. Validité : ex: pour les congés payés 2022/2023 la période de validité débute le 01/07/2022 ne pas mettre de date de fin de validité
Vous pouvez modifier les autres champs en fonction de vos besoins référez vous à la section “créer un nouveau type de congé” pour plus d’informations

Vous devez ensuite créer une attribution de congé pour chacun de vos employés depuis le menu Responsables ⇒ Attributions
1. Nom de l’attribution : EX Congés payés 2022/2023.
2. Type de congés : Sélectionnez congés payés 2022/2023 en fonction de la période de congé à laquelle l'employé ouvre droit.
3. Type d’allocation : Cochez allocation manuelle.
4. Durée : indiquez les jours de congé en fonction de la base jours/mois :
Pour une base de 22 jours : Indiquez les jours de congé sur la base des jours calendaires sans compter les Vendredi et les Samedi.
Pour une base de 26 jours : Indiquez les jours de congé sur la base des jours calendaires sans compter les vendredi.
Pour une base de 30 jours : Indiquez les jours de congé sur la base des jours calendaires.
1. Mode : Sélectionnez employé, société, catégorie d’employé, département.
2. Indiquez : indiquez l'employé société, catégorie d’employé, département, concerné par l’attribution manuelle.
Valider et attribuer enfin l’allocation

Après l’attribution manuelle des jours de congés, vous devez ajouter les montants du congé payés, pour ce faire dirigez vous vers le menu “congés "Annuel" ⇒ Créer.
1. Ce champ se renseigne automatiquement en fonction des données que vous aurez indiqué sur les champs ( c ) ( d ).
2. Employé : Sélectionnez l’employé bénéficiaire du congé.
3. Type de congé : Sélectionnez le type de congé 2022/2023 en fonction de la période de congé à laquelle l’employé ouvre droit (lorsque l’employé prendra son congé ce champ permettra de lier l’attribution aux jours de congé consommées pour le même exercice)
4. Période : La période sur laquelle le congé payé a été calculé.
5. Durée : indiquez les jours de congé en fonction de la base jours/mois :
Pour une base de 22 jours : Indiquez les jours de congé sur la base des jours calendaires sans compter les Vendredi et les Samedi.
Pour une base de 26 jours : Indiquez les jours de congé sur la base des jours calendaires sans compter les vendredi.
Pour une base de 30 jours : Indiquez les jours de congé sur la base des jours calendaires.
1. Montant du congé : montant net de l’indemnité de congé.
3) Attribuer des congés provenant d’une autre base en séparant les exercices :
Si vous devez importer des congés résiduels depuis votre ancienne base de données (avant l'intégration d’Odoo), suivez les mêmes étapes décrites à la section 3.2) en créant un type de congé relatif à l’exercice que vous voulez importer, puis en attribuant pour chaque employé le nombre de jours de congé pour le même exercice et enfin créer un congé annuel pour chaque employé en y intégrant l’exercice (type de congé) le nombre de jour le montant (description sur les images ci-dessous)

Dupliquer type de congé “congé payé” indiquez la période de validité Ex: de 2019 ne pas mettre de date de fin de validité

Créer une attribution pour chaque employé la société, …etc , sélectionnez le type de congé 2019/2020

Créer un congé payé en y intégrant le type de congé (ex :2019/2020 ) le nombre de jour le montant

Nous voyons sur l’image ci-dessus que l'attribution de congé et le congé ont bien été lié pour cet employé étant donné que son congé n’a pas encore consommé il lui reste 22 jours sur 22 jours attribués